La gestion de sa messagerie en cas d’absence est essentielle pour maintenir une communication fluide et professionnelle. Que ce soit pour des congés, une mission à l’extérieur ou un arrêt temporaire, Outlook propose plusieurs fonctionnalités permettant d’organiser efficacement ses e-mails en votre absence.
Voici les meilleures pratiques à adopter avec la nouvelle version d’Outlook.
1. Activer un message d’absence automatique
L’une des solutions les plus courantes est d’utiliser la fonctionnalité de Réponse automatique (Out of Office) pour informer vos contacts de votre indisponibilité.
Comment configurer une réponse automatique ?
- Ouvrez Outlook et allez dans Paramètres (⚙️) >Comptes > Réponses automatiques.
- Cochez la case Réponses automatiques activées.
- Définissez la période d’absence en sélectionnant les dates de début et de fin.
- Rédigez un message d’absence clair et professionnel tel que : « Bonjour, je suis absent du [date] au [date]. Je prendrai connaissance de vos e-mails à mon retour. Pour toute urgence, veuillez contacter [nom, e-mail]. »
- Vous pouvez choisir d’envoyer ce message uniquement à vos contacts internes (collègues) et externes (clients, fournisseurs).
- Cliquez sur Enregistrer.
2. Transférer ses e-mails à un collègue
Si vous souhaitez qu’un collègue gère vos e-mails en votre absence, vous pouvez configurer un transfert automatique. Il faut savoir que lorsque vous transférez un e-mail automatiquement à un autre destinataire via une règle Outlook :
- Le message est reçu avec votre adresse e-mail comme expéditeur.
- Le destinataire voit que vous avez transféré l’e-mail et peut répondre à vous directement.
- L’e-mail original peut être modifié avant l’envoi, par exemple en ajoutant un commentaire.
Comment activer le transfert des e-mails ?
- Allez dans Paramètres > Courrier > Transfert.
- Cochez « Activer le transfert« .
- Entrez l’adresse e-mail du collègue désigné.
- Cochez « Conserver une copie des messages transférés » pour y revenir dès votre retour au bureau.
- Cliquez sur Enregistrer.
3. Rediriger ses e-mails vers un collègue
Si vous souhaitez qu’un collègue gère certains e-mails en votre absence, vous pouvez configurer une règle de redirection d’emails. Il faut savoir que lorsque vous redirigez un e-mail :
- Le message est reçu comme s’il venait de l’expéditeur d’origine.
- Le destinataire voit uniquement l’expéditeur initial, pas vous.
- Toute réponse sera envoyée directement à l’expéditeur original, sans passer par vous.
Comment activer la redirection des e-mails ?
- Allez dans Paramètres > Courrier > Règles.
- Cliquez sur Ajouter une nouvelle règle.
- Nommez la règle (ex. : « Transfert en cas d’absence »).
- Dans Conditions, sélectionnez par exemple Mon nom figure dans la ligne A.
- Dans Actions, choisissez Transférer à ou Rediriger vers et entrez la ou les adresses e-mail du(es) collègue(s) désigné(s).
- Cliquez sur Enregistrer.
Astuce : Vous pouvez aussi créer des règles spécifiques en fonction de l’expéditeur ou du sujet pour ne transférer que les e-mails prioritaires.
4. Organiser sa boîte mail avec des règles de filtrage
Pour éviter l’accumulation d’e-mails inutiles pendant votre absence, créez des règles de tri automatique.
Exemple de règles utiles :
- Déplacer les newsletters et promotions vers un dossier spécifique.
- Archiver automatiquement les e-mails d’un expéditeur particulier.
- Appliquer des catégories aux e-mails prioritaires.
Comment configurer une règle de tri ?
- Allez dans Paramètres > Courrier > Règles.
- Cliquez sur Ajouter une règle.
- Choisissez les critères (ex. : « Si l’e-mail contient ‘urgent’ dans le sujet »).
- Sélectionnez l’action (ex. : « Déplacer vers le dossier ‘Urgent’ »).
- Enregistrez la règle.
5. Planifier l’envoi de réponses différées
Si vous souhaitez répondre à certains e-mails à une date ultérieure, Outlook permet de programmer l’envoi d’un e-mail.
Comment programmer un e-mail dans Outlook ?
- Rédigez votre e-mail normalement.
- Cliquez sur la flèche à côté de Envoyer et choisissez Envoyer plus tard.
- Sélectionnez la date et l’heure d’envoi.
- Cliquez sur Envoyer (l’e-mail restera en attente jusqu’au moment programmé).
6. Nettoyer sa boîte avant et après son absence
Avant de partir, faites un peu de ménage dans votre boîte de réception pour éviter de revenir à une boîte débordante.
- Supprimez les e-mails inutiles avec l’option « Ranger » dans Outlook.
- Archivez les e-mails anciens dans un dossier spécifique.
- Utilisez la fonctionnalité « Ignorer la conversation » pour éviter les chaînes d’e-mails interminables.
Conclusion
En mettant en place ces différentes stratégies, vous assurez une gestion efficace de votre messagerie en cas d’absence et évitez les mauvaises surprises à votre retour. Outlook offre de nombreuses options pour automatiser et organiser vos e-mails, permettant ainsi de préserver la continuité de votre activité professionnelle.
Conseil bonus : Testez toujours votre message d’absence et vos règles avant de partir pour vous assurer qu’elles fonctionnent comme prévu.
