Lorsqu’on est absent du bureau, que ce soit pour des congés, une formation, un déplacement professionnel ou toute autre raison, il est essentiel d’informer ses contacts de manière claire et professionnelle.
Un email d’absence Outlook bien rédigé permet non seulement de gérer les attentes des expéditeurs, mais aussi d’assurer la continuité du travail en redirigeant, si nécessaire, vers un collègue ou un service approprié.
Pour vous faciliter la tâche, nous vous proposons 10 modèles gratuits et prêts à être utilisés, adaptés à différentes situations. Que vous cherchiez un message classique, original ou humoristique, vous trouverez ici l’exemple qui correspond à vos besoins. Il vous suffira de copier-coller le modèle qui vous convient et de l’adapter si nécessaire.
1. Message d’absence standard
Objet : Absence du bureau – Réponse automatique
Bonjour,
Merci pour votre message. Je suis actuellement absent(e) du bureau et ne pourrai répondre à vos e-mails avant mon retour le [date de retour].
Si votre demande est urgente, vous pouvez contacter [nom du collègue] à [adresse e-mail] ou au [numéro de téléphone].
Je vous répondrai dès mon retour.
Cordialement,
[Votre Nom]
[Votre Poste]
[Votre Entreprise]
2. Message d’absence pour congés
Objet : En congé jusqu’au [date]
Bonjour,
Je suis actuellement en congé du [date de début] au [date de retour] et n’aurai pas accès à mes e-mails pendant cette période.
Si votre demande peut attendre, je vous répondrai dès mon retour. Sinon, veuillez contacter [nom du collègue] à [adresse e-mail].
Merci de votre compréhension.
Cordialement,
[Votre Nom]
3. Message d’absence avec redirection vers un collègue
Objet : Absence temporaire – Contact alternatif
Bonjour,
Je suis absent(e) jusqu’au [date] et ne pourrai pas traiter vos demandes pendant cette période.
Pour toute question urgente, vous pouvez contacter [nom du collègue] à l’adresse [adresse e-mail] ou au [numéro de téléphone].
Merci pour votre compréhension.
Cordialement,
[Votre Nom]
4. Message d’absence en télétravail
Objet : Télétravail – Disponibilité limitée
Bonjour,
Je travaille actuellement à distance et ma disponibilité peut être limitée. Je ferai de mon mieux pour répondre à vos e-mails dans les meilleurs délais.
Pour toute urgence, merci de contacter [nom du collègue] à [adresse e-mail].
Merci pour votre patience et compréhension.
Cordialement,
[Votre Nom]
5. Message d’absence pour participation à un événement
Objet : Absent(e) pour un événement professionnel
Bonjour,
Je suis actuellement en déplacement pour [nom de l’événement] et serai de retour le [date de retour]. Pendant cette période, je n’aurai qu’un accès limité à mes e-mails.
Si votre demande est urgente, merci de contacter [nom du collègue] à [adresse e-mail].
Je vous répondrai dès mon retour.
Cordialement,
[Votre Nom]
6. Message d’absence pour congé maternité/paternité
Objet : Congé maternité/paternité – Retour prévu le [date]
Bonjour,
Merci pour votre message. Je suis actuellement en congé maternité/paternité jusqu’au [date de retour] et n’ai pas accès à mes e-mails.
Pour toute demande urgente, veuillez contacter [nom du remplaçant] à [adresse e-mail].
Merci et à bientôt !
Cordialement,
[Votre Nom]
7. Message d’absence avec réponse différée
Objet : Réponse différée – Absence du bureau
Bonjour,
Je suis temporairement indisponible et pourrai répondre à vos e-mails à partir du [date de retour].
Si votre demande est urgente, merci de contacter [nom du collègue] à [adresse e-mail].
Je vous remercie pour votre patience.
Cordialement,
[Votre Nom]
8. Message d’absence en raison d’une formation
Objet : En formation – Réponse différée
Bonjour,
Je suis actuellement en formation du [date de début] au [date de fin] et aurai un accès limité à mes e-mails.
Je ferai mon possible pour vous répondre dès mon retour, mais si votre demande est urgente, merci de contacter [nom du collègue] à [adresse e-mail].
Merci pour votre compréhension.
Cordialement,
[Votre Nom]
9. Message d’absence pour une absence prolongée
Objet : Absence prolongée – Contact alternatif
Bonjour,
Je suis absent(e) pour une période prolongée jusqu’au [date de retour] et n’aurai pas accès à mes e-mails.
Pour toute demande, veuillez contacter [nom du collègue] à [adresse e-mail].
Merci et à bientôt !
Cordialement,
[Votre Nom]
10. Message d’absence humoristique
Objet : Mission spéciale – Retour prévu bientôt !
Bonjour,
Je suis actuellement en mission secrète (aussi appelée vacances ) et ne pourrai répondre à vos e-mails avant le [date de retour].
Si c’est une urgence digne d’un film d’action, contactez [nom du collègue] à [adresse e-mail].
À bientôt !
Cordialement,
[Votre Nom]
Conclusion
Un bon message d’absence permet d’éviter les malentendus, d’assurer une communication fluide et de renforcer votre professionnalisme. En prenant quelques minutes pour mettre en place une réponse automatique efficace, vous offrez une meilleure expérience à vos interlocuteurs tout en maintenant une bonne organisation.
Bonne nouvelle : Ces modèles ne sont pas uniquement destinés à Outlook ! Vous pouvez également les utiliser sur Gmail, Microsoft Teams ou tout autre logiciel de messagerie, en configurant simplement votre réponse automatique selon les options disponibles. Alors, n’attendez plus et adoptez dès maintenant un message d’absence efficace et adapté à votre situation !
